Archiviazione Documentale in Azienda

Scritto il 09 Ottobre 2010.

di Francesco Ballati

Documento: Qualsiasi cosa sia portatrice di significato, a prescindere dal supporto.

“E' una rappresentazione informatica od in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente od attraverso un processo di elaborazione elettronica”(art. 1, 1° co. lett. a) delibera CNIPA 11/2004).

Supporto:

• Analogico (carta, nastro magnetico, ecc.) → Documento Analogico “formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui” (art. 1, 1° co. lett. b) delibera CNIPA 11/2004); si distingue in originale e copia ed in documento unico o non unico

• Digitale (hard-disk, cd, dvd, ssd, ecc.) ---------→ Documento Digitale (rappresentazione di un Documento Analogico realizzata previo campionamento e conversione dello stesso con memorizzazione del contenuto su di un supporto elettronico in forma binaria)

Caratteristiche del Documento Digitale

• Flessibilità: velocità nelle ricerche, riduzione ingombro, portabilità;

• Riproducibilità: esatta corrispondenza tra copia 0 e copia n;

• Trasmissibilità: trasmissibilità in tempo reale, istantanea, in ogni località;

• Interattività: punto problematico nell'archiviazione sostitutiva;

Problematiche relative al Documento Digitale

• Manipolazione: possibilità di porre alterazioni irriconoscibili;

• Identità → Autenticità: difficoltà di identificare la reale paternità dell'autore del documento;

• Documenti storici: accessibilità/compatibilità futura (compatibilità all'indietro);

• Multimedialità: contenuti dinamici che alterano la staticità di un documento (data variabile, java, ecc..);

• Validità in sede processuale;

Come superare tali problemi?

• Con soluzioni tecniche → Pdf/a + Firma digitale + Marcatura temporale

• Supportate dal legislatore → Normativa specifica che attribuisce valore legale al documento digitale facendolo normativamente diventare un “Documento Informatico”.

Pdf/A

Lo standard non definisce un metodo di archiviazione o un obiettivo d'archiviazione, identifica un "profilo" per i documenti elettronici che assicura che i documenti possono essere riprodotti esattamente allo stesso modo negli anni a venire. Un elemento chiave di questa riproducibilità è il requisito per PDF/A che i documenti siano completamente "auto-contenuti". Tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione del documento sono incorporate nel documento stesso. Queste comprendono tutti i contenuti (testi, immagini raster e grafica vettoriale), i caratteri, i colori e le informazioni. Un documento PDF/A non deve fare uso di informazioni provenienti da fonti esterne (ad esempio il carattere del programma e collegamenti ipertestuali). Altri elementi di compatibilità includono:

• Contenuti audio e video sono vietati

• Javascript ed invocazioni di file eseguibili sono vietate

• Tutti i caratteri devono essere incorporati e devono poterlo essere senza limiti di copyright. Questo vale anche per quelli standard PostScript, come i caratteri Times o Helvetica

• Gli spazi dei colori sono specificati in un modo indipendente dal dispositivo

• La crittografia è soppressa

• L'utilizzo di meta-dati standard è obbligatorio

(Fonte: Wikipedia)

Il Documento Informatico

“(Il) Documento informatico: (è) la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (Art. 1, lett. p CAD) che viene considerato a tutti gli effetti come atto scritto (Art. 20 del CAD).

Il Documento digitale diventa, normativamente → Documento Informatico

Tramite apposizione di:

• Firma Digitale (autenticazione);

• Marcatura Temporale (riferimento temporale).

Importanza del documento informatico: il Codice Civile

Il concetto di conservazione sostitutiva attraverso documenti informatici è stato inserito, dal legislatore, anche nel Codice Civile (Del lavoro nell'impresa - Delle scritture Contabili)

Art. 2215-bis. c.c. (Articolo introdotto dal D.L. 29 novembre 2008, n. 185.):

“I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e' obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.

Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui e' possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti.

Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma.

I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.”

Considerazioni sulla probabile evoluzione normativa

E' lecito presupporre che in un ottica futura il “possono” del sopracitato art. 2215-bis possa diventare “devono”: come nella Pubblica Amministrazione già oggi viene imposto l'utilizzo del Documento Informatico, non è da escludere che il Legislatore voglia uniformare a 360 gradi l'utilizzo delle tecnologie informatiche per rendere obbligatoria la Conservazione Sostitutiva anche in ambito aziendale. In tale previsione risulterebbe importante anticipare i tempi per poter affrontare con tutta serenità il passaggio dall'archiviazione “analogica” a quella sostitutiva.

Il Documento Informatico secondo il CAD

Il CAD (D.Lgs. 82/2005) è il Codice della Amministrazione Digitale, entrato in vigore il 1 gennaio 2006. Esso ha lo scopo di assicurare e regolare la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell’informazione e della comunicazione all'interno della pubblica amministrazione, nei rapporti tra amministrazione e privati e in alcuni limitati casi, disciplina anche l'uso del documento informatico nei documenti tra privati.

Il CAD riconosce 4 tipi di documento digitale:

• quello sprovvisto di firma (prova ex art. 2712 c.c.: forma scritta, ad esempio una normale e.mail)

• quello con firma elettronica semplice (prova liberamente valutabile)

• quello con firma elettronica qualificata o digitale (prova fino a querela di falso ex art. 2702 c.c.)

• quello con firma digitale autenticata (prova come atto pubblico)

Il documento digitale tramite la normativa vigente diventa documento Informatico:

• acquista valore probatorio ai fini fiscali e legali;

• può essere archiviato e conservato su supporti ottici ed utilizzando la firma elettronica qualificata e la marcatura temporale si può anche decidere di eliminare l'originale analogico.

(Decreto 23.1.2001 Ministero dell'Economia e delle Finanze e Deliberazione del Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione n.11 del 19.2.2004).

La Firma Digitale di un documento informatico si propone di soddisfare tre esigenze

• che il destinatario possa verificare l'identità del mittente (autenticità);

• che il mittente non possa disconoscere un documento da lui firmato (non ripudio);

• che il destinatario non possa inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro (integrità)

Le Funzioni della Firma Digitale sono

• indicativa: possibilità di risalire con certezza all'identità del sottoscrittore;

• dichiarativa: approvazione del documento da parte del sottoscrittore ed assunzione della responsabilità delle dichiarazioni contenute nel documento;

• probatoria: costituisce mezzo di prova della provenienza delle dichiarazioni contenute nel documento del sottoscrittore.

Il Codice, all'articolo 1 CAD, distingue i concetti di "firma elettronica", "firma elettronica qualificata" e "firma digitale":

1. Per firma elettronica la legge intende l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica (Funzione identificativa).

2. La firma elettronica qualificata è definita come la firma elettronica basata su una procedura che permetta di identificare in modo univoco il titolare, attraverso mezzi di cui il firmatario deve detenere il controllo esclusivo, e la cui titolarità è certificata da un certificato qualificato. È inoltre richiesto l'uso del dispositivo di firma sicuro, capace cioè di proteggere efficacemente la segretezza della chiave privata. Inoltre, la firma stessa deve essere in grado di rilevare qualsiasi alterazione del documento avvenuta dopo l'apposizione della firma stessa. Qualunque tecnologia che permetta tale identificazione univoca, rientra nel concetto di "firma elettronica qualificata" (Funzione di sottoscrizione).

3. La firma digitale, è considerata dalla legge come una particolare specie di "firma elettronica qualificata", basata sulla tecnologia della crittografia a chiavi asimmetriche.

All'articolo 21, il D.Lgs. 82/2005 stabilisce, con un rimando all'art. 2702 del Codice Civile, che la firma digitale (o altra firma elettronica qualificata) fa piena prova fino a querela di falso se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta, equiparando così il documento informatico sottoscritto con firma digitale alla scrittura privata sottoscritta con firma autografa (e non, come avveniva in precedenza, alla scrittura privata con firma autenticata).

Marca Temporale

E' un evidenza informatica con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile ai terzi secondo quanto previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 27 aprile 2004, n. 98.

Risulta necessaria, ove richiesto, in abbinamento alla firma digitale, per apporre una data certa, opponibile ai terzi, al documento firmato digitalmente.

Archiviazione elettronica

L’archiviazione elettronica consiste in una archiviazione di documenti digitali dove non sono previste particolari modalità operative. L’adempimento viene lasciato alla libera iniziativa del soggetto interessato il quale potrà utilizzare una qualsiasi metodologia di acquisizione documentale, sfruttando a propria scelta il tipo di supporto di memorizzazione più idoneo per la sua classificazione. E' definita dal CNIPA come il “processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, cosi' come individuati nella precedente lettera f), univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione”.

E’ bene tenere distinto il processo di conservazione sostitutiva da quello dell’archiviazione elettronica.

Risulta infatti propedeutica alla Conservazione Sotitutiva, ma non è obbligatoria e non sono previste normativamente particolari procedure operative.

Il processo di Conservazione Sostitutiva è finalizzato a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua Integrità e Autenticità.

Dematerializzazione

Processo mediante il quale atti transazionali tra due o più soggetti si realizzano senza altro supporto che quello informatico e/o telematico... assumendo pieno valore tra le parti e verso terzi.

Esempio: Strumenti Finanziari → Monte Titoli → d.lgs 213/1998: a titolo esemplificativo i titoli azionari.

La Conservazione Sostitutiva: l'archiviazione elettronica normativamente disciplinata di Documenti Informatici

E' la procedura legale/informatica appositamente regolamentata dalla legge italiana che permette di garantire nel tempo la validità legale di un Documento Informatico, preservandone l'integrità, l'autenticità e intelligibilità nel tempo.

Attraverso la normativa in oggetto vengono equiparati, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici.

Effettuata la digitalizzazione dei documenti analogici, Il processo di Conservazione Sostitutiva si completa con l'apposizione sui Documenti Digitali della Firma Digitale e della Marca Temporale, al termine del quale è possibile procedere con la smaterializzazione (distruzione) della copia cartacea, avendo acquisito pieno valore legale i Documenti Informatici appena creati.

La Delibera Cnipa n.11/2004 prevede espressamente che “Gli obblighi di conservazione sostitutiva dei documenti, previsti dalla legislazione vigente sia per le pubbliche amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti a tutti gli effetti, fatto salvo quanto indicato dall'art. 7, qualora il processo di conservazione venga effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4.”

Riferimenti Normativi

• Decreto Ministero del Lavoro del 30.10.2002

• Circolare Ministero del Lavoro n. 33/2003

• Decreto del Ministero dell’Innovazione e Tecnologia del 14.10.2003

• Linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi

• Circolare 24 del 19.06.2000, Deliberazione n. 42/2001, Deliberazione n. 4 del 17.02.2005

• Deliberazione CNIPA 11 del 19 febbraio 2004. Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali;

• Codice dell’Amministrazione Digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82)

• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004

Contenuto della normativa sulla Conservazione Sostitutiva

• Vengono definite le modalità di emissione, conservazione, esibizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, nonché quelle di conservazione digitale delle scritture e dei documenti analogici con rilevanza tributaria.

• Sono definite le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici.

• I libri, le scritture, le fatture e tutti i documenti di cui è obbligatoria la tenuta possono essere conservati su supporti ottici (Cd, Dvd). Questa forma di conservazione ha validità ai fini fiscali e tributari se è svolta secondo le procedure previste dalla normativa.

• Il processo di conservazione delle fatture elettroniche (deve) essere operato entro i quindici giorni dal ricevimento/emissione delle stesse circolare agenzia delle entrate 45/E/2005 e almeno annuale per i restanti documenti.

• Completata la procedura di conservazione il documento analogico può essere distrutto.

• E' ribatita la distinzione tra Documento Digitale e Documento Informatico; infatti il documento creato con strumenti informatici, ma privo, fin dall'origine del riferimento temporale e della firma elettronica, ai fini delle disposizioni fiscali è da considerare come documento analogico, per la cui esistenza è necessaria la materializzazione su supporto fisico.

Responsabile della Conservazione Sostitutiva

La figura del Responsabile della Conservazione sostitutiva è stata definita con deliberazione CNIPA n.11/2004, ove l'art. 5 della stessa definisce ruoli e responsabilità del “garante”, definendolo come il responsabile della corretta applicazione della legge e della procedura; in particolare, si fa carico dell'apposizione della marca temporale e della sottoscrizione elettronica del documento informatico memorizzato, assumendo la responsabilità del processo e dei singoli atti. Inoltre:

• definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici)

• organizza il contenuto dei supporti ottici

• gestisce le procedure di sicurezza e tracciabilità per la corretta conservazione e la successiva esibizione del documento conservato

• archivia e rende disponibili, relativamente ad ogni supporto, la descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti, l'indicazione delle copie di sicurezza, gli estremi identificativi del responsabile della conservazione o di eventuali persone delegate.

Elenco non esaustivo dei documenti che possono essere conservati sostitutivamente

• libro giornale e libro degli inventari;

• scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali;

• scritture ausiliarie di magazzino;

• registro dei beni ammortizzabili;

• registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse;

• dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770);

• modelli di pagamento (F23 e F24);

• libri sociali;

• bilancio d'esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa;

• relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili;

• fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili;

• ricevute fiscali e scontrini fiscali;

• documenti di trasporto (DDT);

• scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie;

• nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo;

• libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro);

Conservazione sostitutiva delle Fatture

Risoluzione n. 52/E del 17.06.2010 dell'Agenzia delle Entrate

Per comprendere quanto ampie siano le possibilità date dal legislatore per attuare la Conservazione Sostitutiva in ambito aziendale, ritengo opportuno riportare i passi fondamentali della recentissima risoluzione dell'Agenzia delle Entrate in oggetto evidenziando i passi fondamentali.

Oggetto dell'interpello era la possibilità di attuare la Conservazione Sostitutiva per fatturazione passiva con apposizione di timbro di annullamento per aver beneficiato l'azienda beta di crediti di imposta e altri finanziamenti e contributi nazionali. “Il gruppo BETA beneficia delle agevolazioni fiscali, riconosciute sotto forma di crediti d’imposta, come previste, tra le altre, dalle leggi n. 388 del 2000 e n. 296 del 2006, nonché di altri finanziamenti e contributi nazionali ed europei. Per la rendicontazione delle spese agevolate, deve essere prodotta idonea documentazione probatoria cartacea, con apposizione sulle fatture passive, in originale cartaceo, di un timbro di “annullamento” con un testo riportante l’indicazione del progetto di riferimento e la spesa finanziata”.

L'Agenzia delle Entrate risponde all'interpello affermando la possibilità di conservare sostitutivamente la fatture in oggetto apponendo alle stesse in allegato un timbro informatico firmato anch'esso digitalmente: “al fine di completare ciascuna fattura passiva – già conservata (attraverso Conservazione Sostitutiva e quindi già resa Documento Informatico)– con la relativa timbratura, il cessionario potrà emettere uno o più documenti informatici di timbratura, da collegare a ciascuna fattura già conservata, mediante apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata, e da conservare ai sensi dell’articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004. A tal riguardo, si ricorda che il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione della marca temporale e della firma elettronica qualificata da parte del responsabile della conservazione.”

Sottolinea infine l'Agenzia delle Entrate che la “procedura di conservazione può essere effettuata in qualunque momento”, e che nella fattispecie in esame (come nelle altre) è dunque “possibile conservare in modalità sostitutiva i titoli di spesa una volta che ciascuno di essi sia completo delle necessarie timbrature apposte in modalità analogica il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione della marca temporale e della firma elettronica qualificata da parte del responsabile della conservazione”.

Ed a conferma di tutto l'impianto normativo citato precedentemente l'Agenzia delle Entrate, con la stessa delibera ribadisce che per attuare la Conservazione Sostituiva dei documenti analogici è sufficiente:

• “acquisire la corretta immagine degli stessi, sia tramite la scansione del documento analogico, sia con altre modalità che garantiscano la rappresentazione fedele, corretta e veritiera del contenuto rappresentativo del documento stesso (cfr. risoluzioni 30 luglio 2009, n. 196/E e 13 agosto 2009, n. 220/E)”;

• “apporre la marca temporale e della firma elettronica qualificata da parte del responsabile della conservazione”, che permette la successiva distruzione del documento analogico;

• con la precisazione che “i documenti analogici devono essere conservati e, a richiesta degli organi accertatori, esibiti fino a che non sia completata la procedura di conservazione sostitutiva, che termina con l’apposizione della marca temporale e della firma elettronica qualificata da parte del responsabile della conservazione (cfr. risoluzione 30 luglio 2009, n. 195/E)”.

Invio dell'impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione di documenti informatici rilevanti ai fini tributari – Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 158/E/2009

Nella sopracitata risoluzione del 2009 l'Agenzia delle Entrate ribadisce che “con la circolare n. 36/E del 2006, punto 10, è stato chiarito che l’invio dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione, della relativa sottoscrizione elettronica e della marca temporale “… risponde alla finalità "di estendere la validità dei documenti informatici" conservati; in particolare, attraverso la comunicazione si attribuisce specifica rilevanza fiscale ai documenti conservati secondo le regole del decreto”.

La finalità dell’invio dell’impronta dell’archivio, della relativa sottoscrizione elettronica e della marca temporale alle Agenzie fiscali non è, dunque, soltanto quella di portare a conoscenza dell’Amministrazione finanziaria i nominativi dei soggetti che intendono adottare sistemi di conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, bensì, risponde all’esigenza di garantire l’immodificabilità sia dell’archivio che dei documenti che lo compongono, poiché eventuali modifiche dell’uno o degli altri, comporterebbero la generazione di un’impronta diversa da quella inviata. Pertanto, l’adempimento in parola non può essere sostituito da altro più agevole e meno gravoso, come proposto dall’istante.

Al riguardo, si segnala che con il decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 6 marzo 2009 è stato modificato il termine previsto per l’invio all’Agenzia dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione; per effetto delle novità, tale adempimento dovrà essere assolto non più entro il mese successivo, bensì entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322 per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive ed all’imposta sul valore aggiunto.”

Certificati di malattia on-line - Circolare INPS numero 60 del 16/04/2010

Sempre in un ottica di informatizzazione documentale tra le innumerevoli innovazioni procedurali, riporto parzialmente il contenuto della circolare Inps n.60/2010: “A partire dal 3 aprile 2010, data di entrata in vigore della nuova normativa, i medici dipendenti del SSN o in regime di convenzione sono tenuti a trasmettere all’Inps, per il tramite del SAC, il certificato di malattia del lavoratore rilasciandone copia cartacea all’interessato. A tal fine, ricevono dal Ministero dell’economia e delle finanze apposite credenziali di accesso.

Il certificato così trasmesso viene ricevuto dall’Inps che lo mette a disposizione del cittadino intestatario, mediante accesso al sito Internet dell’Istituto previa identificazione con PIN. L’attestato di malattia è reso invece disponibile per il datore di lavoro pubblico o privato, secondo le modalità di seguito specificate.

Inoltre, i certificati dei lavoratori del settore privato aventi diritto all’indennità di malattia erogata dall’Inps, vengono anche trattati per le finalità istituzionali.

L’Inps mette a disposizione dei datori di lavoro, sia privati che pubblici, le attestazioni di malattia relative ai certificati trasmessi dal medico curante, accedendo al portale INPS www.inps.it - servizi on-line, previa autorizzazione e attribuzione di un PIN (v. Allegato Manuale di consultazione degli attestati di malattia)”.

Riproduzione cartacea di un documento informatico (procedimento inverso)

Nella sopracitata risoluzione n. 52/2010 l'Agenzia delle Entrate osserva, infine, che ai sensi dell’articolo 23, comma 2-bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le copie su supporto cartaceo dei documenti informatici sono idonee a sostituire “ad ogni effetto di legge” gli originali informatici da cui sono tratte qualora il pubblico ufficiale attesti la loro conformità agli originali “in tutte le sue componenti”.